Archiwizacja dokumentów elektronicznych = przede wszystkim wygoda i bezpieczeństwo
Jakie są kluczowe zalety, którymi wyróżnia się archiwizacja dokumentów elektronicznych? To bez wątpienia wysoki komfort składowania niezbędnych informacji oraz wysokiej jakości zabezpieczenie – tak przed utratą/zniszczeniem, jak i przed dostępem osób trzecich. Z czego wynikają te atuty?
Wygoda cyfrowej archiwizacji to efekt łatwego dostępu do dokumentów, oczywiście dla osób uprawnionych. Ich zapisanie w elektronicznej bazie danych jest równie szybkie jak odnalezienie konkretnej faktury czy umowy, kiedy będą potrzebne. Nie ma konieczności ręcznego przeczesywania dziesiątek teczek i segregatorów. Wszystkie dane są na wyciągnięcie ręki.
Bezpieczeństwo wynika natomiast z zaawansowanych technologii, które są stosowane w cyfrowych archiwach. Dane mogą być przechowywane zarówno w chmurze (model SaaS), jak i na aplikacji serwerowej instalowanej lokalnie (on-premise). Oba te rozwiązania gwarantują ochronę przed aktywnością hakerów, a zatem przed kradzieżą danych i nieuprawnionym dostępem do nich. Tradycyjne archiwum papierowe zdecydowanie trudniej zabezpieczyć, a wyniesienie z niego pojedynczych dokumentów może ujść uwadze.
Te dwa powody są kluczowymi, które decydują o wzroście zainteresowania archiwizacją dokumentów elektronicznych.
Jakie jeszcze korzyści przynosi archiwizacja dokumentów elektronicznych od sprawdzonego dostawcy?
Aby czerpać maksimum korzyści z wdrożenia cyfrowego archiwum, warto sięgnąć po oprogramowanie od sprawdzonego, doświadczonego dostawcy. Takiego, który nie tylko zapewnia zaawansowane rozwiązania technologiczne, ale przede wszystkim rozumie regulacje prawne obowiązujące w branży, w której działasz. Dzięki temu możesz zyskać np.:
- możliwość dostosowania specyfiki usługi cyfrowego archiwum do potrzeb firmy (np. szansę wybrania modelu SaaS lub on-premise);
- gwarancję najwyższych standardów obsługi;
- opcję archiwizacji danych w dowolnym formacie oraz gwarancję ich pełnej integralności;
- pełną zgodność z dyrektywą UE 2010/45/UE (przepisy dotyczące fakturowania, w tym wymogów, jakie musi spełniać faktura, aby była uznana za pełnoprawny dokument);
- łatwy dostęp do dokumentacji dla audytorów podatkowych na wypadek kontroli;
- możliwość przechowywania danych przez dowolny okres, także dłuższy niż wymagany ustawowo;
- szansę na szybki podgląd dokumentów i pobranie oryginalnych plików w dowolnym momencie.
Firmy korzystające z rozwiązania oferowanego przez EDITEL, poza powyższymi atutami, doceniają też m.in. zintegrowany interfejs do usługi EDI, czyli do elektronicznej wymiany danych. To technologia, która zyskuje na popularności m.in. przy komunikacji między sprzedawcami a dostawcami i innych aspektach wymiany informacji w biznesie czy w obszarze B2G.
Jak wybrać rozwiązanie do archiwizacji dokumentów elektronicznych?
Na rynku jest dostępnych szereg rozwiązań z obszaru cyfrowej archiwizacji danych. Jak zatem wybrać odpowiednie dla siebie? Warto przyjrzeć się:
- doświadczeniu dostawcy danego produktu;
- branżom, w których działa taka firma – jeśli jest ona zaznajomiona z Twoim obszarem rynku, możesz liczyć na kompleksowe doradztwo oraz to, że archiwizacja będzie przebiegać w zgodzie z obowiązującym prawem;
- elastyczności dostarczanych rozwiązań informatycznych;
- opiniom w środowisku biznesowym.
Wybierz świadomie firmę, która wdroży w Twojej firmie archiwum cyfrowe i czerp maksimum korzyści z tej bazy danych.
Komentarze