Na pytania Czytelników odpowiada Beata Sikora-Nowakowska, rzecznik prasowa Okręgowego Inspektoratu Pracy w Katowicach.
Pracuję w firmie produkcyjnej, gdzie odpowiadam za sprawy kadrowe. Dyrektor zarządził, że od listopada tego roku akta osobowe wszystkich pracowników będą prowadzone wyłącznie w wersji elektronicznej. Czy jest to zgodne z przepisami?
Nie jest. Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Przepis ten w ust. 2 określa, z jakich części składają się akta osobowe i jakie dokumenty powinny być zgromadzone w poszczególnych częściach. Zgodnie z treścią ust. 3 dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
W obecnym stanie prawnym brak jest podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika. Zatem do czasu wprowadzenia odpowiedniej regulacji do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. nie jest możliwe prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej.
Masz pytanie do PIP? Pisz na adres redaktor@nowiny.rybnik.pl.
Komentarze